Một tài liệu, văn bản từ nước ngoài nếu muốn sử dụng hợp pháp tại Việt Nam thì cần phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Bạn hãy cùng Đại sứ quán Việt Nam tại Philippines tìm hiểu về mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự cũng như thủ tục thực hiện nhé.
Table of Contents
Hợp pháp hóa Lãnh sự là gì?
Hợp pháp hóa Lãnh sự là một thủ tục hành chính, giúp chứng nhận một văn bản, tài liệu từ nước ngoài có tính xác thực và có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Người thực hiện thủ tục này cần hoàn tất tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự và chuẩn bị các giấy tờ liên quan để nộp. Sau đó, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó, nếu đạt thì văn bản đó sẽ được công nhận và có hiệu lực sử dụng tại Việt Nam. Tương tự như vậy, giấy tờ của Việt Nam khi cần sử dụng tại nước ngoài cũng phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại nước đó.
Hiện nay, cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam là Bộ ngoại giao; cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài chính là Cơ quan đại diện ngoại giao, Lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Mẫu LS/HPH-2012/TK
Form LS/HPH-2012/TK
TỜ KHAI HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ
Application for consular authentication
|
1.
|
Họ và tên người nộp hồ sơ: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Full name of the applicant |
||||
| 2. | Số CMND/Hộ chiếu/Giấy tờ thay thế hộ chiếu:
ID/Passport/Travel Document No.: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
Ngày cấp: . . . . . . . . . . . . . . . . .
Date of issue (dd/mm/yyyy) |
|||
| 3. | Địa chỉ liên lạc: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Contact address |
||||
| Số điện thoại: . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Telephone No. |
Thư điện tử:……………………………
Email address |
||||
| 4. | Giấy tờ cần chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự:
Document(s) requiring consular authentication |
||||
| . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |||||
| . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |||||
| . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |||||
| . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |||||
| . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |||||
| Tổng cộng: . . . . . . . văn bản
Total document(s) |
|||||
| 5. |
Trong trường hợp giấy tờ không đủ điều kiện để được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật, tôi đề nghị chứng nhận giấy tờ đã được xuất trình tại Bộ Ngoại giao (Đánh dấu X vào ô vuông nếu đồng ý) If the document(s) fail(s) to meet conditions for consular authentication under the law, I apply for certification that the document(s) has/have been seen at the Vietnam’s Ministry of Foreign Affairs (Mark X in the box if you agree) |
||||
| 6. | Giấy tờ trên sẽ sử dụng tại nước: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Country where the document(s) has/have to be used |
||||
Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của hồ sơ này.
I hereby certify that, to the best of my knowledge and belief, the statements provided here are true and correct. I am fully liable for the authenticity of this dossier.
|
Ghi chú: dành cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ For authorized officers only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
. . . . . . . , ngày . . . tháng . . . năm . . . . . . .
Place and date (dd/mm/yyyy) Người nộp hồ sơ (Ký và ghi rõ họ tên) Applicant’s signature and full name |
(*) Lưu ý: Bạn có thể truy cập vào link https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/Legalization/Legalized-Guide.aspx để hoàn thành tờ khai trực tuyến và in ra để mang nộp trong bộ hồ sơ
Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?
Hiện nay, bạn có thể tiến hành nộp tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự và các giấy tờ liên quan tại:
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
- Cục Lãnh sự (Bộ ngoại giao Việt Nam) tại 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Sở ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh tại 184 Bis Pasteur, Quận 1, TPHCM
- Cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp thức hóa lãnh sự, có thể tham khảo tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn.
Hồ sơ đề nghị hợp thức hóa lãnh sự gồm những gì?
Nếu muốn hợp thức hóa lãnh sự các loại giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để có thể sử dụng tại Việt Nam thì bạn cần chuẩn bị hồ sơ như sau:
- Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK;
- 01 bản chính giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, hộ chiếu);
- 01 bản photo giấy tờ tùy thân nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
- Giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản photo để lưu tại Bộ Ngoại giao;
- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó bằng một ngôn ngữ khác) + 01 bản photo để lưu tại Bộ Ngoại giao;
- 01 phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
Yêu cầu đối với giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
– Giấy tờ của nước ngoài phải được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam (đã được chứng nhận lãnh sự).
– Được cơ quan có thẩm quyền (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác) của quốc gia đó ban hành, chứng nhận.
– Mẫu con dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền có trên giấy tờ được giới thiệu trước cho Bộ ngoại giao.
Trình tự hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu
Cách thức nộp hồ sơ
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền như danh sách ở trên.
Cách 2: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh bằng chuyển phát nhanh bưu điện (EMS).
Lệ phí: 30.000VNĐ/bản/lần
Trình tự thực hiện
- Nộp hồ sơ: Theo một trong hai cách nêu trên. Khi đã nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ thì thời hạn giải quyết là 01 ngày.
- Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết. Nếu hồ sơ còn thiếu thì sẽ yêu cầu bổ sung theo quy định. Nếu hồ sơ có 10 giấy tờ trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
- Đương đơn đến nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền hoặc nhận hồ sơ qua đường bưu điện nếu có yêu cầu.
Như vậy là bạn đã có thông tin chi tiết về tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự cũng như trình tự thực hiện thủ tục này. Chúc bạn thành công!
